Das Auskunftsrecht nach Artikel 15 der DSGVO
Das Auskunftsrecht ist das Recht für betroffene Personen, Auskunft darüber zu erhalten, welche persönlichen Daten in der jeweiligen Institution gespeichert beziehungsweise verarbeitet wurden. Das Auskunftsrecht ist in der Datenschutzgrundverordnung festgehalten und ist ein bedeutsames Betroffenenrecht in Deutschland. Auskunft zu geben hat immer die Person, die für die Datenverarbeitung im jeweiligen Bereich verantwortlich ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Auskunftsrecht gibt Ihnen die Möglichkeit, zu erfragen, welche persönlichen Daten über Sie gespeichert und verarbeitet wurde
- Das Recht auf Auskunft haben Sie bei öffentlichen Stellen als auch bei nichtöffentlichen Institutionen wie etwa Vereinen, Firmen oder Wirtschaftsverbänden
- Das Auskunftsrecht der DSGVO sorgt dafür, dass Sie den Überblick und auch die Kontrolle über alle Ihre persönlichen Daten behalten
- Erfragen können Sie auch weitere Informationen wie die Herkunft der Daten, die Verarbeitungszwecke und den Empfänger der Informationen
Was steht konkret im Auskunftsrecht?
Durch das Auskunftsrecht haben Sie eine Möglichkeit, bei allen Verantwortlichen zu erfragen, ob und welche persönlichen Daten von Ihnen verarbeitet werden. Hierin inbegriffen sind alle Daten mit Bezug zu Ihrer Person nach Artikel 4 Absatz 2 Nr. 1 der DSGVO. Zu den persönlichen Daten gehören also nicht nur Stammdaten wie Name, Geburtstag und Adresse, sondern auch weiterführende Dokumente wie etwa diese:
- Interne Kommunikation, die persönliche daten von Ihnen enthält
- Kommunikation mit Behörden oder Firmen, die persönliche Daten enthalten
- Dokumente, die sich auf die betroffene Person betreffen
Wichtig: Wenn es sich um physische Dokumente mit persönlichem Bezug zur betroffenen Person handelt, sind diese als Kopie vollständig auszugeben.
Einschränkungen beim Auskunftsrecht
Wenn Sie die Datenauskunft, welche Ihnen zusteht, in Anspruch nehmen möchten, dann ist das für Sie in der Regel kostenlos. Handelt es sich dabei allerdings um physische Kopien, dann ist hier nur die erste Kopie kostenlos (Artikel 15 Absatz 3 Seite 2 der DSGVO). Laut der DSGVO darf auch nur bei unbegründeten oder exzessiven Anfragen ein Entgelt verlangt werden. Als exzessiv gelten hier beispielsweise besonders häufige Wiederholungen einer Anfrage ohne offensichtlichen Grund.
Bei der Gewährung der Auskunft an eine betroffene Person müssen zudem auch die Rechte Dritter berücksichtigt werden. So müssen beispielsweise die Daten von anderen Personen in den betroffenen Dokumenten geschwärzt oder anonymisiert werden, um die Persönlichkeitsrechte nicht zu verletzten.
Wie kann ich von meinem Auskunftsrecht Gebrauch machen?
Um Ihr Recht auf Auskunft in Anspruch zu nehmen, müssen Sie keine Begründung bei dem jeweiligen Verantwortlichen vorlegen. Ein formloser Antrag reicht hier aus, um die zustehenden Informationen zu erhalten.
Wenn Sie die Auskunft in einem persönlichen Gespräch anfordern, wird es unter Umständen nicht sofort möglich sein, diese Informationen zu erhalten, da diese meist an anderen Orten gespeichert und nicht frei zugänglich sind – aus Datenschutzgründen. Auch eine telefonische Herausgabe bieten viele Unternehmen und Stellen nicht an, da hier der Anrufer nie zu 100 Prozent identifiziert werden kann.
Das Unternehmen beziehungsweise die zuständige Person für die Herausgabe der Daten muss sicherstellen, dass diese nicht an unbefugte Dritte herausgegeben werden. Sollte dies dennoch passieren, haftet das Unternehmen immer selbst.
Der sicherste Weg, von Ihrem Auskunftsrecht Gebrauch zu machen, ist es, diese Informationen auf einem sicheren schriftlichen Weg anzufordern, entweder per Mail oder Brief. Im Zweifelsfall kann die für die Datenverwaltung zuständige Person auch einen Nachweis Ihrer Identität anfordern, wie etwa eine Ausweiskopie.
Tipps für die Anforderung von personenbezogenen Daten
Wenn Sie eine Auskunft zu gespeicherten oder verarbeiteten Daten erhalten möchten, dann ist es ratsam, diese möglichst konkret zu beschreiben und zu schildern, welche Daten Sie wofür brauchen. Meist werden nämlich große Mengen an Daten gespeichert, und diese Masse zu durchsuchen dauert lange. Durch eine Einschränkung von Ihrer Seite vereinfachen Sie den Prozess für die Person, die für die Datenverwaltung zuständig ist.
Wichtig zu wissen ist auch, dass Sie Daten in elektronischer Form erhalten müssen, wenn Sie den Antrag hierfür auch auf dem elektronischen Weg gestellt haben – etwa in Form einer E-Mail oder eines digitalen Formulars von Ihrem Arbeitgeber/einer Behörde. Wichtig sind hierbei in manchen Fällen geltende Datenschutzmaßnahmen. Etwa dürfen bestimmte elektronische Auskünfte nur auf einem Datenträger abgegeben werden, welcher dann per Post versendet wird.
Von Ihrem Recht auf Datenauskunft dürfen Sie immer Gebrauch machen – unabhängig von Ihrem Verhältnis zu der jeweiligen Institution und auch ohne jeglichen Grund.
